CNI ha recibido varias consultas sobre el registro diario de jornada (control horario) obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019 (RDL 8/2019) para las empresas con personal contratado, (no aplica al autónomo sin empleados). Obliga a reflejar hora real de inicio y fin de la jornada de cada trabajador y conservarse los registros durante 4 años y en caso de incumplimiento se consideraría infracción grave con multas de 751 a 7.500€.
Hemos recapitulado las dudas más habituales de las empresas instaladoras que os respondemos a continuación incluyendo un anexo con las aplicaciones que nos han parecido más interesantes para una empresa instaladoras con las características en función de su uso y tipo de empresa.
Lo imprescindible (lo que mira Inspección)
- Registro diario: hora de inicio y hora de fin por persona trabajadora (y, si procede, pausas).
- Aplica también a trabajadores móviles/itinerantes (instaladores, SAT, comerciales,
- Conservar los registros 4 años y poder entregarlos rápidamente (por trabajador, día/mes/año).
- Evitar sistemas “sin control”: correcciones sin motivo, fichajes editables sin rastro, o registros que no se puedan exportar.
La solución más simple para instaladoras
Implantar un único sistema para toda la empresa con dos modos de fichaje:
- A) Personal de oficina (horario fijo)
- Fichaje en tablet/PC web:
- INICIO JORNADA
- PAUSA (si aplica: comida, descanso)
- FIN JORNADA
- Ventaja: reduce olvidos, es homogéneo y se audita fácil.
- B) Personal itinerante (técnicos en ruta)
- Fichaje desde el móvil (app) con 2–3 botones:
- INICIO
- PAUSA (comida/descanso/gestión personal)
- FIN
- Opcional: botón INCIDENCIA / OLVIDO FICHAR (requiere validación por responsable y deja trazabilidad).
- Y si quieres, geolocalización puntual en el momento de fichar, no seguimiento continuo. La guía del Ministerio admite sistemas telemáticos y recuerda cuidar intimidad/LOPDGDD cuando uses geolocalización
Regla clara para días “mixtos” (pasan por la empresa o no)
El mayor riesgo no es el fichaje, sino la coherencia en cuándo empieza y termina la jornada si hay desplazamientos. Para evitar conflictos, fija estas reglas internas (por escrito) y aplícalas siempre:
Caso 1: el técnico empieza en la empresa
- INICIO: al llegar a la empresa (recoge vehículo/material/órdenes).
- FIN: al terminar en empresa (si regresa) o al finalizar el último trabajo si no regresa.
Caso 2: el técnico va directo desde casa al primer servicio
Elige un criterio único para toda la empresa (recomendación: diferenciar por puesto):
- Itinerante real (sin base efectiva, el empleado va directamente a clientes): considera jornada desde salida hacia primer cliente hasta llegada desde último cliente (criterio europeo, se considera el desplazamiento como tiempo de trabajo “ Caso Tyco”, pero en España hay matices jurisprudenciales recientes y no siempre se reconoce igual, sobre todo en el trayecto final).
- Con base asignada y uso habitual de empresa: puedes fijar jornada desde llegada al primer cliente hasta salida del último, siempre que esté bien definido y se aplique de forma consistente.
Importante: Sea cual sea el criterio, lo esencial es que esté documentado, se aplique igual a todos los técnicos del mismo perfil, y las pausas personales queden marcadas como PAUSA.
Recomendación: Registra siempre el “tiempo de trabajo efectivo” y, si quieres blindaje probatorio, permite marcar el tramo como “desplazamiento en misión” (sin necesidad de discutir en el registro si es retribuible). La guía del Ministerio recuerda registrar tiempo efectivo y, en desplazados, dejar constancia separada si convive con tiempos de puesta a disposición/dietas.
Buenas prácticas que evitan sanciones y discusiones
- Pausas: si hay comida/jornada partida o paradas personales, que el trabajador marque PAUSA.
- Correcciones: solo con motivo (p. ej., “olvido de fichaje por avería móvil”) y con aprobación del responsable; el sistema debe guardar quién cambia qué y cuándo.
- Exportación mensual: genera un PDF/Excel mensual por trabajador y archívalo (reduce “riesgo de último minuto”).
- Política de uso (1 página): instrucciones de fichaje + criterio de desplazamientos + procedimiento de incidencias + consecuencias de incumplimiento.
Geolocalización (GPS): úsala solo si aporta valor
No es obligatoria para el registro horario. Si se utiliza (vehículos o app):
- Informar previamente a la plantilla: qué se recoge, para qué, cuándo, quién accede y cuánto se conserva.
- Evitar “seguimiento permanente” si no es necesario; mejor ubicación puntual o asociada a partes de trabajo.
Qué debe tener la aplicación/herramienta que elijas
- App móvil + modo kiosco/oficina (ideal para plantilla mixta).
- Registro de inicio/fin/pausas en 1 clic.
- Auditoría de cambios (historial).
- Exportación a PDF/Excel y archivo por 4 años.
- Gestión de incidencias (olvidos) con aprobación.
- En España no hay “APP homologada”: lo que se inspecciona es el resultado. Por tanto, no es tanto “qué app”, sino que con esa app podáis sacar un registro diario sólido (inicio/fin), conservarlo y aportarlo.
Descarga la nota informativa aquí
¿Quieres repasar la lista de obligaciones de tu empresa y ver si estás al día? ¡¡Hay NOVEDADES!!, haz clic aquí